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Ordnungsmäßige Kassenführung
Zwei Welten von Kassensystemen: digital oder analog?
In Deutschland existiert derzeit keine Registrierkassenpflicht! Sie sind also nicht verpflichtet eine elektronische Registrier- oder PC-Kasse für die Aufzeichnung Ihrer Bargeschäfte zu verwenden. Sie können die Dokumentation der Geschäftsvorfälle auch handschriftlich durchführen.
Mit diesem Problem musste sich bereits 1966 der Bundesfinanzhof (BFH) auseinandersetzen. Registrierkassen gab es zu der Zeit bestenfalls als mechanische Kasse. Die Aufzeichnungen erfolgten in der Regel handschriftlich. Deshalb entschied der BFH, dass die Aufzeichnung des Bargeldes handschriftlich in Form eines täglichen Kassenberichtes erfolgen kann. Allerdings nur dort, wo Waren von geringem Wert, an eine Vielzahl unbekannter Personen verkauft werden (z.B. Wochenmärkte). Eine Einzelaufzeichnung erschien dem Gericht aus Zumutbarkeits- und Praktikabilitätserwägungen als nicht durchführbar.
Mit der Einführung elektronischer Kassen- und Computersysteme im Jahr 1981 entwickelten sich parallel zu den handschriftlichen Aufzeichnungen elektronische Kassensysteme, welche die Erfassung von Bargeschäften wesentlich einfacher und schneller dokumentieren konnten.
Die Qual der Wahl
Die richtige Kassenführung mit dem richtigen Kassensystem zu gestalten ist keine leichte Aufgabe. Der Staat schreibt nicht vor, welches System für die Kassenführung verwendet werden muss. Unterlaufen bei der Erfassung und Aufzeichnung des Bargeldverkehrs aber formelle und materielle Fehler, führt dies im Rahmen von Betriebsprüfungen oder der ab 01.01.2018 eingeführten unangekündigten Kassen-Nachschau in der Regel zu Schätzung von Umsatz und Gewinn.
Aus diesem Grund ist es notwendig sich über die einschlägigen Regelungen und Gesetze zu informieren. Insbesondere die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und die steuerlichen Ordnungsvorschriften sollten Sie kennen.
Entscheiden Sie sich für den Einsatz eines elektronischen Kassensystems oder einer computergestützten PC-Kasse, dann haben Sie die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014 zu beachten. Darüber hinaus gelten seit dem 01.01.2017 und dem 01.01.2018 verschärfte Anforderungen und Zugriffsmöglichkeiten.
Alle wesentlichen Informationen zur ordnungsgemäßen Kassenführung
Steuerliche Ordnungsvorschriften
Der Gesetzgeber und die Finanzverwaltung ordnen die Aufzeichnungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sechs Oberbegriffen zu, unter denen die Prüfung der von Ihnen getätigten Aufzeichnungen der Bargeschäfte erfolgt.
Die Einnahmen und Ausgaben müssen
- einzeln,
- vollständig,
- richtig,
- zeitgerecht,
- geordnet und
- unveränderbar aufgezeichnet werden.
Schutzziele
Am 17.06.2019 wurde durch den Gesetzgeber der Anwendungserlass zu § 146a AO definiert, in dem sogenannte Schutzziele beschrieben werden. Die Regelungen des § 146a AO sollen für digitale Grundaufzeichnungen, die mittels elektronischem Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV geführt werden, folgendes sicherstellen: deren Integrität, deren Authentizität und deren Vollständigkeit.
1. Einzelaufzeichnungspflicht
Am 17.06.2019 wurde durch den Gesetzgeber der Anwendungserlass zu § 146a AO definiert, in dem sogenannte Schutzziele beschrieben werden. Die Regelungen des § 146a AO sollen für digitale Grundaufzeichnungen, die mittels elektronischem Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV geführt werden, folgendes sicherstellen: deren Integrität, deren Authentizität und deren Vollständigkeit.Einzelaufzeichnung erfordert grundsätzlich:
- Wer ist Ihr Vertragspartner? (Identität)
- Was ist der Inhalt des Geschäfts? (Leistung)
- Welches Geld wird bezahlt? (Gegenleistung)
- Wie bezeichnen Sie das Geschäft? (Bezeichnung)
Beispiel 1: Der Betreiber einer Pizzeria liefert über sein „Pizzataxi“ an seine Kunden aus. Zuvor geben die Kunden die Bestellung telefonisch durch. Hier erlangt der Unternehmer die genaue Identität und die Anschrift des Kunden. Da er diese Daten für die Bestellung aufschreibt, ist es ihm auch zuzumuten, dass er diese Aufzeichnungen zu seinen Kassenunterlagen nimmt.
Beispiel 2: Ein Sportschütze geht in ein Schießsportgeschäft und kauft Munition für einen Wettkampf am Wochenende. Für den Erwerb muss er seine Waffenbesitzkarte und seinen Personalausweis vorlegen. Nach Regelungen des Waffengesetzes ist der Verkäufer verpflichtet die Identität seines Kunden zweifelsfrei festzustellen und zu erfassen; natürlich mit entsprechenden Aufzeichnungen über die gekaufte Munition.
2. Einzelaufzeichnung auf Bon-Ebene
Unter der Einzelaufzeichnung auf Bon-Ebene wird in der Regel die Erstellung eines Kassenbons unter Zuhilfenahme eines elektronischen Kassensystems verstanden.Beispiel 3: Im Supermarkt oder Discounter wäre es völlig unmöglich alle Kunden nach ihrem Namen zu fragen und diese Daten aufzuschreiben. Weil aber alle Einzeldaten der gekauften Waren sowie Datum, Uhrzeit und Kassierer aus jedem Bon hervorgehen, verzichtet man aus branchenspezifischen Gesichtspunkten auf die Dokumentation der Identität des Kunden.
3. Zeitgerechte Erfassung von Bareinnahmen und -ausgaben
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Durch die unmittelbare Erfassung der Geldbewegung und einer direkten Dokumentation ist sichergestellt, dass die tatsächliche Bareinnahme zeitgerecht erfasst wird. Nur in ganz engen Grenzen ist hier, ebenfalls unter Zumutbarkeitserwägungen, eine Dokumentation am nächsten Tag denkbar.Beispiel 4: Der Diskothekenbetreiber müsste gemäß Geschäftsbetrieb um 4:00 Uhr morgens alle Kassenabrechnungen durchführen. Hier wird ausnahmsweise eine Abrechnung am nächsten Tag geduldet.
Beispiel 5: Eine Einzelhändlerin, die um 18:00 Uhr ihr Geschäft schließt, kann sich nicht auf eine unzumutbare Situation berufen. Hier kann und muss die Abrechnung direkt nach Geschäftsschluss erfolgen. Merke: Ein Kassenabschluss vor Geschäftsschluss ist unzulässig.
4. Geordnete Erfassung von Bargeld
Idealerweise erfassen Sie die gesamten Bargeldbewegungen an einem Tag in der tatsächlichen chronologischen Reihenfolge. Datum und Uhrzeit sowie eine eindeutige fortlaufende Belegnummer bei modernen Kassensystemen erlauben eine jederzeit nachprüfbare und nachvollziehbare Ordnung. Jeder Geschäftsvorfall lässt sich so z.B. in einem Kassenbuch Journal-mäßig erfassen.5. Grundsatz der Unveränderbarkeit
Die Tatsache, dass bei elektronischen Geräten alle Daten als Standardfunktion einfach geändert werden können, ist mit Blick auf elektronische Kassensysteme sehr kritisch zu beurteilen. Denn seit jeher gilt, dass bei Buchführungs- und Kassenunterlagen eben keine unbemerkte Änderung erfolgen darf. Weder dürfen Sie aus Kassensystemen Daten löschen, noch Unterlagen einfach überschreiben. Im gesamten Zusammenhang mit Ihren Kassendaten und Kassenaufzeichnungen müssen Sie daher die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014 beachten.6. Unveränderbarkeit durch Festschreibung der Datensätze
Zum Leistungsumfang moderner Kassensysteme gehört heute die Möglichkeit, die erfassten Daten festzuschreiben. So wird sichergestellt, dass die aufgezeichneten Daten nicht überschrieben, unmerklich gelöscht oder anderweitig verloren gehen. Die Finanzverwaltung prüft bis zur vollen Regelungsvorgabe des „Kassengesetzes“ im Jahre 2020 insbesondere die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Kassendaten und Kassenaufzeichnungen. Erst danach greift die angedachte, zertifizierte Sicherheitstechnik aus dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016.In der Zwischenzeit müssen Sie diese Vorgaben anderweitig umsetzen - aber wie?
7. Unveränderbarkeit im DATEV Kassenarchiv online
Damit Ihre Kassendaten vor Verlust, Zerstörung und Veränderungen geschützt sind, hat DATEV das Kassenarchiv online entwickelt. Hier bieten wir Ihnen sozusagen den verlängerten Kassenspeicher Ihres Kassensystems. Die Aufbewahrung der Kassendaten im Kassenarchiv erfolgt unveränderbar. Hier spricht man auch von der revisionssicheren Archivierung.8. Aufbewahrung von Kassendaten und Kassenaufzeichnungen
Grundsätzlich sind Sie verpflichtet sowohl das Kassensystem als auch sämtliche Einzeldaten, Tagesabschlussdaten, Änderungsdaten im Rahmen von Kassenprogrammierung, Journaldaten und alle weiteren sonstigen Informationsdaten der Kassensysteme aufzubewahren. Da ein Kassensystem Belege für die Abrechnung der Bargeschäfte erstellt, handelt es sich um ein Buchführungssystem im Sinne der oben benannten GoBD-Regelungen. Damit sind die Unterlagen und Daten mindestens 10 Jahre aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar und unverzüglich vorlagebereit zu halten. Das gilt auch für Daten, die Sie bei einem Drittanbieter gespeichert haben. Die Finanzverwaltung verlangt die gleichen Auswertungsmöglichkeiten innerhalb eines Archivsystems, wie bei einem Produktivsystem vor Ort.Durch die Exportfunktion im DATEV Kassenarchiv online können Sie alle Daten für die Kassen-Nachschau oder die Außenprüfung (elektronische Betriebsprüfung) bereitstellen.
Kassennachschau
Ab 1. Januar 2018 kann das Finanzamt außerhalb einer Betriebsprüfung (Außenprüfung) und ohne Ankündigung eine sogenannte Kassen-Nachschau vornehmen. Neu ist, dass diese Prüfung ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Betriebsprüfung erfolgen kann. Sie können sich also nicht darauf vorbereiten. Es ist davon auszugehen, dass die Prüfer zunächst beobachten, wie Kasseneinnahmen und -auszahlungen durchgeführt werden und ob eine ordnungsgemäße Aufzeichnung des Bargeldes erfolgt. Hierzu kommen die beauftragten Beamten während der üblichen Öffnungszeiten in Ihr Geschäft. Die Beamten müssen sich nicht sofort ausweisen und können Testkäufe tätigen.
Sollte die Kassen-Nachschau eine mangelhafte oder nicht ordnungsgemäße Kassenführung aufdecken, kann der Prüfer zu einer Betriebsprüfung übergehen. Auch eine umfassendere Datenprüfung ist möglich. Befinden sich Kassenunterlagen bei Ihrem Steuerberater, kündigt der Prüfer seinen Besuch in der Kanzlei an.
Die richtige Kassenführung mit dem richtigen Kassensystem zu gestalten ist keine leichte Aufgabe. Der Staat schreibt nicht vor, welches System für die Kassenführung verwendet werden muss. Unterlaufen bei der Erfassung und Aufzeichnung des Bargeldverkehrs aber formelle und materielle Fehler, führt dies im Rahmen von Betriebsprüfungen oder der ab 01.01.2018 eingeführten unangekündigten Kassen-Nachschau in der Regel zu Schätzung von Umsatz und Gewinn.
Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter und wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Steuerberater.
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